本文从 https://evaparish.com/blog/how-i-edit 翻译而来。
从电子邮件到短篇故事再到文档，我经常被朋友或同事请求编审阅各种写作内容。最近，有人问我我是怎么编辑的。每次审阅文稿时，我都在寻找什么？我怎么知道该做哪些更改？这些问题让我停下来，重新审视我过去一直凭直觉在做的事情。
在这篇文章中，我想简述一些我一直相信，但直到现在才明确表达的编辑要点。这些编辑建议适用于各种文本体裁。就我个人而言，我在大学时写过学术论文，闲暇时写诗和短篇小说，后来工作时会编写技术文档。我一直使用的基本编辑技巧在这些场景屡试不爽。
我还认为，**不同体裁带给我的编辑经验互为补充。**我从小说写作中借鉴的原则使我的技术语言更加清晰。通过了解人们在阅读技术文档时的略读习惯，我可以对应地改善排版和书写电子邮件等内容的方式。
以下是我的建议：
- 想好你实际上想说什么
- 适度的重复
- 简化
- 消除被动语态
- 不要使用副词
- 不要假定读者的背景知识
- 注意语气
- 避免行话
- 善用空白
想好你实际上想说什么
在你开始在琢磨具体的句子和词语之前，你需要先确定你是否已经想好了你想要表达的。
我的建议是，你可以为你准备写的每件事情先写一个序言，而这个序言只用于你自己参考。你可以先花几分钟时间考虑你想说什么。这包括：**你的主要观点是什么？你的目标读者都有谁？**然后在你的文档（或笔记本，或咖啡店餐巾）上把它们写出来。这样你就可以在写作时时不时回顾这些内容。在你写作和编辑时，你可以将文章与你设定的序言进行比较。
这种方法还会迫使你反思，你想要呈现的信息实际上到底是什么。比如说你现在想写一篇博客文章，如果你都不能用一两句话概括你想要表达的观点，那写出连贯的文章更无从谈起了。
适度的重复
即使你认为已经非常清楚地表达了你的观点，在写作的开始和结束处，重申一遍你的观点也是很值得的。因为这样才能确保读者明确你要呈现的观点。
这个重复原则适用于大多数体裁。在工具文档中，一个好的教程会先用一个简短的介绍引入，说明这个教程准备做什么，然后才是实际的流程，最后则会有一个方法让你验证你是否真的做对了。而在一篇博客文章中，你也应该先介绍你将在文章中讨论什么，然后再实际进行论述，并在最后有一个简短的总结。诸如此类，就像高中作文都在强调的“总-分-总”结构。
把这种“重章叠句”的技巧放到语言表达层面也是有用的。我所知道的最好的一个写作建议就是避免使用指示代词，而不是说“It（这个）”或“That（那个）”。即使你刚刚才提到过一个事物，你也应该添加一个名词来确切地说明你指的是什么，而不是简单的“It”。比如：
例子：We only have two boxes left. To solve this, we should order more.
修正：We only have two boxes left. To solve this shortage, we should order more.
例子：Click next and enter your credentials when prompted. That will take you to the home screen.
修正: Click next and enter your credentials when prompted. Successfully authenticating will take you to the home screen.
写作时，你可能感觉这种重复很繁琐。但从读者的视角来说，重复名词一点也不多余。通过重复，你的写作会更清晰，让读者更容易跟上你的思路。
总而言之，在编辑时，你应该想尽办法重申你的观点，前后呼应你说过的话，直到读者不需要翻来覆去才能找到你的主旨或者你的“It”指的是什么。
简化
我在审阅别人的作品时，当务之急就是去除废话。有没有可以缩短的句子结构？有没有不增加句子意义的多余词语？
例子：You will need to run this script.
修正：Run this script.
例子：You can aid in readability by making sure that the names of things properly communicate what they do.
修正：Make sure the names of things communicate what they do.
**除非你有非常特殊的理由不这样做，否则就尽量开门见山，直达要点。**不要把你的含义掩埋在多余的词语和华丽的句法中。
还有其他的简化方法：
“You should”/“You can”
当写指令的时候，任何地方你只要想说“You should X”或“You can X”，就应该用动词的祈使语气替换它。
例子：You should save the file to your home directory.
修正：Save the file to your home directory.
这种改变省略了几个词，便使句子更易于阅读，直接带领读者进入要点。
“Of” 和 “for” 从句
相比于在“of”，“for”后面添加信息修饰名词，直接在名词的前面增加形容词会更容易理解，也让句子更加紧凑。
例子：The manager of the team responsible for marketing
修正：The marketing team’s manager
这样重新排序的版本可以帮助读者更快理解你的意思，免得读者每看完一个从句都要重新捋清含义。
切分句子
你应该把过长的句子分成几个短句。
例子：Due to the Acme project which just completed a major milestone of having all non-staging servers running in the Foobaz environment, we now see build times of sub-10 minutes which were previously taking over an hour when running with the XYZ plan.
修正：The Acme project recently completed a major milestone: all non-staging servers are now running in the Foobaz environment. Builds now take fewer than 10 minutes to complete. This change is a significant improvement, as builds on the XYZ plan previously took over an hour to complete.
同时你还应该通过适当地添加逗号来分隔句子。我发现现在人们喜欢在从句之后省略逗号，我在编辑时总是加回去：
例子：If you’re looking for me I’ll be in my office.
修正：If you’re looking for me, I’ll be in my office.
例子：Due to the fog our flight was delayed.
修正：Due to the fog, our flight was delayed.
我怀疑现在人们都省略逗号，是因为我们在口语交流时一般不在这个逗号上停顿。然而按照语法来说，在从句子开始时，你都应该加上逗号。除了这样做“正确”之外，逗号还可以帮助读者暂停下来理解他们刚刚读到的内容，然后再继续阅读句子的其余部分。这种从句之后使用逗号的方法可以提高读者的理解能力。
消除被动语态
你过去很可能听过这个建议。但你还是应该深入了解一下为什么不应该在写作中使用被动语态。这可不仅仅是风格不好而已。
**被动语态的问题在于它掩盖了执行动作的人或物。**只要把一个被动构造重写为主动，几乎总能让你所说的更清楚些，同时主动的句子也更容易阅读，因为你的读者可以将动作归因于正确的人或事物。
例子：The fire alarm was pulled and the building was evacuated
修正：The fire marshal pulled the alarm and the employees evacuated the building.
例子：Millions of dollars were embezzled from the company.
修正：Two executives embezzled millions of dollars from the company.
通过这种化被动为主动的方法，你也可以更好地理解你正在说的内容。比方说你在描述你构建的系统，说“触发了一个警报并且任务被启动”时——你知道这些事情是在何种场景下发生的吗？是哪个服务触发了警报？又是哪个组件负责执行任务？只有在重写时，你可能才会意识到某些东西不是想当然的那样明确。
在技术文档中，不将动作归因于某人或某物，你的描述就不够的精确。这样的道理放之四海而皆准，凝练的语言反映你对世界的精准理解。
不要使用副词
这种对副词的厌恶的原则，我是从小说写作中借鉴来的。
**你几乎总是可以用一个更好、更具体的动词，替换副词或你想描述的事情。**在小说中尤其需要这样具体的描述，但我坚持在所有文章类型中，都不用副词。
副词本身没有什么错。我觉得它们只是反映了在写作中懒惰的那一面。比方说，当我说“他笑得很大声”，我寄希望于我的读者以某种方式直觉地了解他笑的音量。但是实际上”大声”可以各种各样，读者猜不到我真正想表达的是，“他以一种让整个餐厅转过头来看的放肆笑声笑了”，这样就很明确生动了。
人们也经常使用副词作为一种回避：“Basically, it’s this.”“Essentially, this is what I’m saying.”。对吧，到底你要表达是还是不是呢？在这种时候请你不要用副词，说清楚你要表达的事情。
不要假定读者的背景知识
不要假定读者的背景知识的意思是：你忘记了考虑你知道的东西而你的听众不知道的东西。在写一些你很熟悉的事情时，很容易会落入这个陷阱。我们常常忘记提供背景信息。想象一下，如果人们总能记得拼写出那些三字母缩写词TLAs (three-letter acronyms)，阅读电子邮件会多么愉快！
让我们从一个例子来看看我们可以如何改进。
例子：This chart shows the TTFB for our website over the past week.
对一些人来说，这句话完全没毛病。对其他人来说就不一定了。
首次使用时，你最好完整拼写一次缩写词。任何时候，你在文档中引入一个缩写词或一个首字母缩略词时，拼写出它的意思并将缩写词放在括号中。然后你就可以单独使用缩写词。比如：
修正一：This chart shows the time to first byte (TTFB) metric for our website over the past week.
你可能认为一个缩写词的意思很明显，但新读者可能依然不理解这个缩写词的意思。
其次，在你介绍一个概念时，添加一个短语或一个句子简要解释这个概念。
修正二：This chart shows the time to first byte (TTFB) metric for our website over the past week. TTFB measures how long it takes from when a user makes an HTTP request to when the user’s browser loads the first byte of data. It’s used as an indicator of how responsive a website is.
更进一步，你可以附上一个“进一步阅读”的超链接。一旦你定义了一个概念和相应的缩写词，最好可以提供一个链接到某个地方。这样的话如果读者仍然好奇，可以在那里进一步学习。这些链接嵌在文本中就可以，不必特别提及。
修正三：This chart shows the time to first byte (TTFB) metric for our website over the past week. TTFB measures how long it takes from when a user makes an HTTP request to when the user’s browser loads the first byte of data. It’s used as an indicator of how responsive a website is.
到现在为止，你的读者终于不会被你落在后面了，他们就对你正在谈论的内容心中有数。
注意你的语气
想清楚你想要什么样的语气，在文章不同位置保持一致。口语化抑或正式均可，但不能两者兼而有之。
例子：We were really into this new framework that we found for like a minute or two, but the metrics captured by the system do not correspond precisely enough to our investigative goals to be useful.
修正：We were initially enthusiastic about the X framework, but we found that it did not capture the metrics we were looking for.
原来的句子一开始非常口语化，然后突然变得非常正式，像是学术语言一样。这种情况轻则让读者对语气切换感觉困惑，重则完全带偏对句意的理解。
避免行话
在商业领域中，行话，也就是行业术语，指的是如“deep dive”和“low-hanging fruit”之类的“黑话”。在其他地方这种现象也存在。特别是棒球，出于某种原因，“step up to the plate”，“hit it out of the park”，“take a swing at it”之类的谜语层出不穷。
无论如何，确切地说出你的意思，总是更好、更清晰的。使用行话说白了就是偷懒，它假设读者是使用该行业术语的内部人士（另见：不要假定背景知识，上文）。当你使用行话黑话时，非英语母语者（比如非美国人在谈棒球）就可能很难跟上你的行文。
例子：tl;dr, if you can hack something together by EOD, that would be great.
修正：Can you deliver a prototype by the end of today?
原始句子含有难以理解的缩写词和技术俚语，甚至听起来都不像是一个请求。第二个是直截了当的，并询问作者需要什么以及何时需要。
利用空白
空白对技术文档至关重要，但也可以在博客文章、电子邮件和其他地方产生很好的效果。长段落很难阅读，在计算机屏幕上尤其如此。人们难以保持注意力读完一段话。通过视觉上分隔页面并使你的要点易于识别，确保读者的思路跟上你的行文。
一些建议：
- 将长段落分成多个较短的段落。
- 使用有用的子标题给你的文档一些结构，用超链接允许读者跳转到他们感兴趣的部分。
- 在相关的地方使用列表，因为阅读一个符号列表比阅读包含相同信息的段落更容易。
- 当你需要传达大量信息时（例如，在参考文档中），表格比列表更容易阅读。
使用粗体，以便那些略读的读者（其实就是所有的读者）仍然能够挑出你的主要观点。（有关示例，请参阅本文正文。）
结论
将你刚刚阅读的内容简化到极致，我的编辑哲学可以归纳为两个原则：
- 确切地说出你的意思，这意味着不依赖副词，行话和模糊表述，然后：
- 去掉所有不必要的词语。
牢记这两个原则将帮助你美化自己的写作，也为你评估别人的写作提供一个框架。随着时间的推移，当你练习时，你会发展出自己的风格和偏好。这时你可能最终会偏离我的一些建议，这很好，只要你知道你为什么这样做。编辑的要点是思考你如何使用语言，并做出适合你想要传达的信息的选择，而不是不加质疑地遵循规则——无论是我还是别人。
译者：我的思考——中文写作如何优化
这篇博客虽然关注英文写作，但是其中的许多观点对于中文写作也是适用的。比如关于如何在叙述过程中展现自己的观点，中文写作和英文写作同样应该遵循开门见山并前后呼应，避免冗余铺垫的原则。同时，在任何语言的写作中，利用留白，避免行话和不假设读者对主题预先了解都可以让读者更容易理解我们要表达的内容。
但是相比于英文写作，由于中文的语言特点，这篇博客的很多观点并不一定适用于中文。以下是我关于中文写作相比于英文不同之处的看法：
多使用“你”或者“我们”
在英语语境下，祈使句“Press the button and see the results”和陈述句“You can press the button and you will see the results”往往在情感和含义上是等价的，因此这篇博客建议去除这些主语。但是在中文中并不是如此。我个人的感受是，中文中的祈使句饱含更多的“命令语气”，保留“你/我们可以”的表述，可以保证语气柔和适当。比如：
想要让交通更加顺畅，增加一些红路灯。
加上“你可以”则使得这句话“建议”而不是“命令”的含义更明确。
想要让交通更加顺畅，你可以增加一些红路灯。
更多的逗号和更多修饰词
中文相比于英文信息密度更高，同时从句不使用特定的词语分割，高信息密度会使得中文的句子容易让人“应接不暇”：
The new architecture reaches higher throughtput compared to the previous ones while maintaining its accuaracy at various down-stream tasks.
换成中文：
新的架构比老的达到更高的通量同时保持了多个下游任务的准确度。
中文表述相同的内容，使用的长度更短。增加一些逗号可以帮助读者切分句子，方便理解。
相比于老的架构，新的架构达到更高的通量，同时保持了多个下游任务上的准确度。
不一定需要去除被动句
不同于被动句在英语中的广泛使用，中文文本中的被动句本身就比较少。至少对于我而言，在写作中不会频繁的使用被动句。同时对于不想要一直重复“我”作为主语的情况下，中文中还可以使用“把”字句来隐藏主语。
避免多余的中英混杂
学术和商业领域的中英混杂对话常常被大众吐槽——“James，昨天的 meeting 你 follow 了吗？要不然你把你的 idea 和我们 share 一下？” 在不熟悉这些用词的人来看，这种对话无异于装腔作势，崇洋媚外。但是不可否认，在特定群体内容交流中，这些英语可以更准确的反映想要表达的含义。比如 “idea” 在学术交流中，特指具有潜在研究价值的学术课题，而“思路”“点子”和“想法”则难以包含这个特定的含义。就像这篇博客中提到的，假定读者的背景知识而使用行话是在偷懒。在面向广泛读者的文本中使用含义模糊的英文代称，也带来了额外的理解难度。
最后的最后
除了上面我的几点想法以外，这篇博客中提到的其他的英语特有的特点自然也不适用于中文。比如中文不使用首字母缩写，中文也很少把形容词放到名词后面。但是总而言之，这篇博客最后的两个结论是广泛适用的：
- 明确地表达你的意思；
- 去掉不必要的词语。
除此之外我还想加一点：多次通读你写的文章。即使是专业的作家，也需要在初稿完成后多次修改，才能达到满意的结果。希望这篇翻译博客对你的英语学术/技术/沟通写作有所帮助。